Prevederile Ordinului 2634/2015 au intrat în vigoare cu 1 ianuarie 2016, dată de la care sunt înlocuite prevederile OMFP 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, cât și prevederile OMFP 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile. Acesta din urmă stabilea normele de întocmire și utilizare a facturii, avizului de însoțire a mărfii, cât și normele privind regimul intern de numerotare a facturii.

Fiecare  entitate  poate  adapta,  în  funcție  de  necesități,  modelele  documentelor  financiar-contabile prezentate în anexele Ordinului 2643. De asemenea, circuitul documentelor financiar-contabile și numărul lor de exemplare se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea și conducerea contabilității, aprobate de administrator.

Documentele justificative vor trebui să conțină următoarele elemente principale:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;
• numărul documentului și data întocmirii acestuia;
• menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);
• conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare.

În  cuprinsul  oricărui  document  emis  de  către  o  entitate  (factură,  aviz  de  însoțire,  chitanță etc.) trebuie să se menționeze și elementele prevăzute de legislația în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social, după caz.

Documentele financiar-contabile pot fi întocmite și într-o altă limbă și altă monedă, dacă acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu: factura fiscală poate fi întocmită în orice limbă a UE, dar trebuie asigurată traducerea).

În condițiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative și documentele contabile) sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situații trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat, după caz, efectuarea operațiunilor respective. Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiția întocmirii lor conform prezentelor norme. Prin document în format electronic se înțelege documentul care conține informațiile prevăzute de prezentele norme și care a fost emis și primit în format electronic.

Documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse vor fi actualizate  în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră în termen de 90 de zile.

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

În documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee și nici lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă. Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii.

În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricții, documentul întocmit greșit se anulează și se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operații de predare-primire a valorilor materiale și a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predatorului, cât și a primitorului.

În  cazul  completării  documentelor  prin  utilizarea  sistemelor  informatice  de  prelucrare  automată  a  datelor, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate în listele de erori, anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fișiere sau în baza de date a entității) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea entității.

În cazul în care prelucrarea documentelor financiar-contabile se face de către terți (persoane fizice sau juridice), în relațiile dintre terți și entitățile beneficiare este necesară pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în contabilitate respectarea următoarelor reguli:

• documentele justificative să fie întocmite corect și la timp de către entitățile beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor înscrise în documentele respective;

• documentele contabile, întocmite de terți pe baza documentelor justificative, trebuie predate entităților beneficiare, împreună cu documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau convențiile civile încheiate, terții răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor.

Entitățile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:

• persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității vor desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente;
• fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie ce trebuie să fie secvențial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
•  entitățile vor emite proceduri proprii de stabilire și/sau alocare de numere ori serii, după caz, prin care se va menționa, pentru fiecare exercițiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

Factura este documentul justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice.

Conform art. 319 alin. 20 din Codul Fiscal,  factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informaţii:

1)       numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

2)       data emiterii facturii;

3)       data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

4)      denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

5)       denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;

6)    denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

7)     denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale reprezentantului fiscal;

8)     denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

9)     baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;

10)   indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;

11)    în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea “autofactură;”

12)  în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

13)   în cazul în care clientul este persoană obligată la plata TVA, menţiunea “taxare inversă”;

14)   în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea “regimul marjei – agenţii de turism”;

15)   dacă  se  aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile “regimul marjei – bunuri second-hand”, “regimul marjei – opere de artă” sau “regimul marjei – obiecte de colecţie şi antichităţi”, după caz;

16)   în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea “TVA la încasare”;

17)   o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

Pentru operațiunile economice pentru care, conform Codului Fiscal, nu există obligația întocmirii facturii, înregistrarea în contabilitate a acestora se efectuează pe baza contractelor încheiate între părți și a documentelor financiar-contabile sau bancare care să ateste acele operațiuni, cum sunt: aviz de însoțire a mărfii, chitanță, dispoziție de plată/ încasare, extras de cont bancar, notă de contabilitate etc., după caz.

Din 2016, balanța de verificare (documentul contabil folosit pentru verificarea înregistrării corecte a operațiunilor efectuate) va fi întocmită cel puțin la încheierea exercițiului financiar, la termenele de întocmire a situațiilor financiare, a raportărilor contabile, precum și la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declarația privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii.

Entitățile au obligația păstrării în arhiva proprie a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operațiunilor economico-financiare. Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate și a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

În cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment,  în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control. 

Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane ce are obligația gestionării entității beneficiare. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitățile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor și a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția documentelor prevăzute în anexa nr. 4 la ordin, care se păstrează pe o perioadă de 5 ani, și cu excepția documentelor financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani, care se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

În  caz  de  încetare  a  activității  societăților,  documentele  financiar-contabile  se  păstrează  în  conformitate  cu prevederile Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz. Arhivarea documentelor financiar -contabile în format hârtie se face în conformitate cu prevederile legale și cu respectarea următoarelor reguli generale:

– documentele se grupează în dosare, numerotate și șnuruite;

– gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecărui exercițiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.